Dengan selesainya pengangkatan PPPK Formasi Tahun 2024 pada awal bulan Oktober 2025, tugas Kepala Subbagian Umum pada Balai Karantina Hewan, Ikan dan Tumbuhan bertambah 1 lagi yaitu Menyusun Matriks Peran dan Hasil (MPH) bagi PPPK dengan Jabatan Penata Layanan Operasional (PLO) dan Operator Layanan Operasional (OLO) yang ditempatkan di bawah struktur Kepala Subbagian Umum.
Banyak yang bertanya kepada saya, bagaimana cara Menyusun MPH bagi kedua jabatan tersebut. Saya memahami, karena memang nomenkaltur kedua jabatan tersebut baru ada di pengadaan PPPK Formasi Tahun 2024, setidaknya pada unit kerja Balai Karantina Hewan, Ikan, dan Tumbuhan. Sebelum Menyusun MPH bagi Jabatan PLO dan OLO kita bahas dulu apa itu PLO dan OLO.
Kedua jabatan ini, meskipun terdengar mirip, memiliki fokus dan tingkatan tanggung jawab yang berbeda dalam konteks operasional sebuah organisasi, terutama dalam Subbagian Umum seperti di Balai Karantina Hewan, Ikan, dan Tumbuhan.
1. Penata Layanan Operasional
Penata Layanan Operasional adalah jabatan yang cenderung memiliki cakupan tugas yang lebih strategis, manajerial, dan koordinatif. Jabatan ini berfokus pada perencanaan, pengorganisasian, pengawasan, dan evaluasi terhadap seluruh aspek layanan operasional internal atau dukungan operasional dalam suatu unit kerja.
Ciri-ciri Utama dan Tanggung Jawab:
- Perencanaan dan Strategi: Menganalisis kebutuhan operasional, menyusun rencana kerja, dan mengembangkan strategi untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas layanan.
- Koordinasi: Bertindak sebagai penghubung dan koordinator antara berbagai unit atau individu untuk memastikan kelancaran alur kerja operasional. Ini termasuk koordinasi penyediaan sarana prasarana, logistik, atau dukungan teknis.
- Pengawasan dan Pengendalian: Memantau pelaksanaan kegiatan operasional, memastikan kepatuhan terhadap prosedur standar (SOP), dan mengidentifikasi serta mengatasi potensi masalah.
- Evaluasi dan Pelaporan: Melakukan evaluasi terhadap kinerja layanan operasional, menganalisis data, dan menyusun laporan yang memberikan rekomendasi perbaikan.
- Pengembangan Prosedur: Berkontribusi dalam pengembangan atau perbaikan SOP terkait layanan operasional.
- Pemecahan Masalah: Menangani isu-isu kompleks yang muncul dalam operasional dan mencari solusi yang efektif.
- Level Pekerjaan: Biasanya merupakan level ahli atau koordinator yang membutuhkan pemahaman mendalam tentang proses bisnis dan kemampuan analisis yang kuat.
Analogi: Jika operasional adalah sebuah orkestra, Penata Layanan Operasional adalah konduktornya. Dia tidak memainkan alat musik secara langsung, tetapi memastikan semua pemain selaras, ritme tepat, dan hasil akhirnya harmonis.
2. Operator Layanan Operasional
Operator Layanan Operasional adalah jabatan yang berfokus pada pelaksanaan tugas-tugas teknis dan rutin yang telah direncanakan dan diinstruksikan. Jabatan ini merupakan garda terdepan dalam menjalankan roda operasional sehari-hari.
Ciri-ciri Utama dan Tanggung Jawab:
- Pelaksanaan Tugas Teknis: Melakukan pekerjaan-pekerjaan konkret dan spesifik sesuai dengan SOP yang telah ditetapkan. Contohnya: melakukan pengadaan barang, memelihara fasilitas, mengelola persediaan, mengoperasikan peralatan.
- Rutinitas: Tugas-tugas yang dijalankan cenderung berulang dan mengikuti pola yang sudah ada.
- Kepatuhan Prosedur: Sangat bergantung pada instruksi dan prosedur yang jelas. Ketepatan dan kedisiplinan dalam menjalankan prosedur adalah kunci.
- Pengelolaan Fisik/Teknis: Seringkali melibatkan pengelolaan aset fisik, peralatan, atau sistem teknis.
- Pencatatan Dasar: Melakukan pencatatan atau pendataan dasar terkait pelaksanaan tugasnya.
- Dukungan Langsung: Memberikan dukungan langsung pada operasional harian, misalnya menyiapkan logistik untuk sebuah acara atau memastikan ketersediaan ATK.
- Level Pekerjaan: Biasanya merupakan level terampil atau pelaksana yang membutuhkan kemampuan teknis spesifik dan ketelitian.
Analogi: Mengikuti analogi orkestra, Operator Layanan Operasional adalah musisi yang memainkan alat musiknya. Dia fokus pada memainkan bagiannya dengan sempurna sesuai arahan konduktor dan partitur.
Perbedaan Utama Secara Singkat:
| Fitur | Penata Layanan Operasional | Operator Layanan Operasional |
| Fokus Utama | Perencanaan, Pengawasan, Koordinasi, Evaluasi | Pelaksanaan Tugas Teknis dan Rutin |
| Level Tugas | Strategis, Manajerial, Analitis | Taktis, Pelaksana, Teknis |
| Tanggung Jawab | Memastikan efektivitas dan efisiensi operasional | Menjalankan operasional sesuai prosedur |
| Inisiatif | Merancang, memperbaiki, memecahkan masalah | Melaksanakan sesuai instruksi |
| Output | Rencana, laporan, rekomendasi, koordinasi | Hasil kerja fisik/teknis, pencatatan |
Dalam struktur Subbagian Umum, Penata Layanan Operasional mungkin akan mengawasi dan memberikan arahan kepada beberapa Operator Layanan Operasional untuk memastikan bahwa semua tugas operasional berjalan sesuai dengan rencana dan standar yang telah ditetapkan.
Mengapa Matriks Peran dan Hasil (MPH) Penting?
Matriks Peran dan Hasil (MPH) adalah alat manajemen kinerja yang esensial. MPH tidak hanya mendefinisikan tugas dan tanggung jawab, tetapi juga mengaitkannya dengan hasil yang diharapkan. Manfaat utama MPH meliputi:
- Kejelasan Tugas dan Tanggung Jawab: Setiap pegawai memahami dengan jelas apa yang diharapkan dari mereka dan bagaimana kontribusi mereka mendukung tujuan organisasi.
- Pengukuran Kinerja yang Objektif: Hasil yang terukur memungkinkan evaluasi kinerja yang lebih objektif dan adil.
- Dasar Pengembangan Kompetensi: MPH dapat menjadi dasar untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan pengembangan bagi pegawai.
- Peningkatan Efisiensi Operasional: Dengan peran dan hasil yang jelas, duplikasi pekerjaan dapat diminimalisir dan koordinasi antar unit menjadi lebih baik.
- Motivasi Pegawai: Pegawai akan merasa lebih termotivasi ketika mereka melihat dampak langsung dari pekerjaan mereka terhadap pencapaian tujuan organisasi.
Memahami Konteks: Subbagian Umum Balai Karantina Hewan, Ikan, dan Tumbuhan
Subbagian Umum memiliki peran vital dalam mendukung operasional Balai Karantina Hewan, Ikan, dan Tumbuhan. Sebelum kita Menyusun MPH, saya mencoba mengidentifikasi area-area utama yang menjadi tanggung jawab subbagian umum setidaknya terdiri atas 12 rumpun tugas yaitu:
| 1 | PERENCANAAN | PROGRAM DAN ANGGARAN TAHUN DEPAN |
| REVIEW ANGGARAN TAHUN BERJALAN | ||
| REVISI ANGGARAN | ||
| 2 | EVALUASI | MONEV BAPENAS |
| MONEV KEUANGAN | ||
| KINERJA BARANTIN | ||
| PENYUSUNAN LAKIN | ||
| 3 | SAIBA | LAPORAN KEUANGAN |
| PENYIAPAN DATA AUDIT APIP DAN BPK | ||
| KOMPILASI DATA LAPORAN TAHUNAN | ||
| 4 | SIMAK/BMN | PENCATATAN ASET |
| BAHAN PERSEDIAAN | ||
| 5 | RUMAH TANGGA | PEMELIHARAAN ASSET |
| PENYIAPAN RUANG RAPAT | ||
| 6 | KEPEGAWAIAN | MUTASI KEPEGAWAIAN |
| RENBANG | ||
| PENANGANAN KONFLIK | ||
| PENYIAPAN UPACARA DAN HARI HARI BESAR | ||
| 7 | HUMAS | REDAKSI |
| VIDEO EDITING | ||
| DESIGN GRAFIS | ||
| PENYIAPAN VIDEO CONFERENCE | ||
| BAHAN PRESENTASI DAN PROFIL | ||
| PUBLIKASI DAN ADMIN MEDSOS | ||
| PENGELOLAAN WEBSITE | ||
| 8 | KEARSIPAN | PENATAAN ARSIP |
| SURAT MENYURAT | ||
| DRAFT SURAT KEPUTUSAN | ||
| NOTULENSI RAPAT DINAS | ||
| 9 | KESEKRETARIATAN | LAYANAN PIMPINAN |
| NOTA DINAS | ||
| SURAT MENYURAT | ||
| PROTOKOLER | ||
| 10 | KEUANGAN | PPK |
| PPSPM | ||
| PPBJ | ||
| BENDAHARA PENGELUARAN | ||
| BENDAHARA PENERIMA | ||
| SPK PERBENDAHARAAN/VERIFIKATOR | ||
| PPABP | ||
| SPK PENGADAAN | ||
| 11 | SEKRETARIAT SPI | KOMPILASI DATA |
| LAPORAN BULANAN | ||
| LAPORAN SEMESTER | ||
| LAPORAN TAHUNAN | ||
| 12 | SEKRETARIAT PPID | BANK DATA |
| PENGELOLAAN LAYANAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI |
Dengan memahami tugas-tugas inti ini, kita dapat merumuskan peran dan hasil yang relevan untuk setiap jabatan yang berada di bawah struktur Subbagian umum.
Mari kita bedah MPH untuk masing-masing jabatan, dengan asumsi hierarki di bawah Kepala Subbagian Umum.
1. Penata Layanan Operasional
Jabatan ini cenderung memiliki cakupan tugas yang lebih luas dan melibatkan koordinasi serta analisis. Penata Layanan Operasional bertanggung jawab untuk memastikan kelancaran operasional layanan internal Subbagian Umum dan mungkin juga mendukung layanan eksternal terkait administrasi.
Peran:
- Mengkoordinasikan dan mengawasi pelaksanaan tugas-tugas operasional di Subbagian Umum.
- Melakukan analisis kebutuhan dan menyusun rencana layanan operasional.
- Menyusun laporan dan evaluasi kinerja layanan operasional.
- Memastikan kepatuhan terhadap standar operasional prosedur (SOP) yang berlaku.
Contoh Hasil yang Diharapkan:
- Terlaksananya koordinasi antar unit kerja terkait layanan operasional (misalnya, koordinasi penyediaan ATK dengan bagian rumah tangga, koordinasi pengadaan barang dengan bagian keuangan).
- Tersusunnya rencana kebutuhan logistik dan peralatan kantor secara periodik.
- Tersedianya data dan informasi operasional yang akurat dan terkini untuk pengambilan keputusan.
- Tersusunnya laporan evaluasi efektivitas layanan operasional secara berkala (bulanan/triwulanan).
- Tercapainya target efisiensi dalam penggunaan sumber daya operasional.
2. Operator Layanan Operasional
Jabatan ini berfokus pada pelaksanaan tugas-tugas teknis dan rutin yang mendukung operasional sehari-hari.
Peran:
- Melaksanakan tugas-tugas teknis terkait layanan operasional sesuai SOP.
- Mengoperasikan dan memelihara peralatan kantor/pendukung operasional.
- Melakukan pencatatan dan pelaporan kegiatan operasional.
- Memberikan dukungan teknis dan administrasi kepada Penata Layanan Operasional.
Contoh Hasil yang Diharapkan:
- Terlaksananya pengadaan barang/jasa kebutuhan kantor sesuai prosedur dan jadwal.
- Terpeliharanya seluruh peralatan kantor (komputer, printer, AC, dll.) dalam kondisi baik dan siap digunakan.
- Tersedianya persediaan barang habis pakai (ATK, bahan kebersihan) dalam jumlah yang cukup dan terkelola dengan baik.
- Terlaksananya distribusi surat masuk/keluar dan dokumen lain secara tepat waktu dan akurat.
- Tercatatnya setiap transaksi atau penggunaan barang/jasa operasional secara tertib.
- Tertatanya sistem kearsipan fisik dan digital yang rapi, mudah diakses, dan aman.
- Terlaksananya proses surat masuk dan surat keluar (pencatatan, pengiriman, distribusi) secara efisien dan tepat waktu.
- Tersedianya dukungan administrasi untuk rapat atau kegiatan Subbagian Umum (penyiapan ruangan, notulensi, daftar hadir).
- Tercatatnya agenda pimpinan dan jadwal pertemuan Subbagian Umum secara akurat.
- Terlayaninya setiap tamu atau pihak eksternal yang datang dengan informasi yang relevan dan sikap yang profesional.
Langkah-langkah Praktis Menyusun MPH:
Untuk Kepala Subbagian Umum yang ingin menyusun atau menyempurnakan MPH, berikut adalah langkah-langkah yang bisa diikuti:
- Identifikasi Tugas Pokok Subbagian Umum: Mulai dari daftar tugas yang sudah ada. Pisahkan tugas menjadi kategori-kategori besar.
- Petakan Tugas ke Setiap Jabatan: Tinjau setiap tugas dan tentukan jabatan mana yang paling bertanggung jawab untuk melaksanakannya. Perhatikan juga tugas-tugas pendukung.
- Definisikan Peran (Why & How): Untuk setiap jabatan, rumuskan “Peran” yang menggambarkan fungsi utama dan bagaimana jabatan tersebut berkontribusi pada Subbagian Umum.
- Tentukan Hasil yang Diharapkan (What): Ini adalah bagian terpenting. Untuk setiap peran, identifikasi hasil konkret, terukur, dan berorientasi pada tujuan. Gunakan kata kerja terukur seperti “terlaksananya,” “tersusunnya,” “tercapainya,” “terkelolanya.”
- Validasi dengan Pegawai: Libatkan pegawai yang bersangkutan dalam proses ini. Diskusikan draf MPH untuk mendapatkan masukan dan memastikan pemahaman yang sama. Hal ini juga akan meningkatkan rasa kepemilikan mereka.
- Tetapkan Indikator Kinerja: Jika memungkinkan, sertakan indikator kinerja kunci (KPI) untuk setiap hasil, misalnya target waktu, kualitas, atau kuantitas.
- Review Berkala: MPH bukanlah dokumen statis. Lakukan review secara berkala (misalnya, setiap tahun) untuk menyesuaikan dengan perubahan tugas, prioritas, atau struktur organisasi.
Penutup Penyusunan Matriks Peran dan Hasil yang baik adalah investasi dalam efektivitas dan efisiensi Subbagian Umum Balai Karantina Hewan, Ikan, dan Tumbuhan. Dengan kejelasan peran dan hasil, setiap pegawai dapat bekerja dengan lebih fokus, berkontribusi secara optimal, dan pada akhirnya, mendukung pencapaian visi dan misi Balai Karantina secara keseluruhan. Semoga panduan ini bermanfaat dalam mengelola sumber daya manusia di unit kerja pembaca sekalian.
Penulis: Sarmili – Kepala Subbagian Umum Balai Karantina Hewan, Ikan, dan Tumbuhan Sulawesi Tengah
BLOG SARMILI ABI SAREVA 