Pemilik media pembawa (MP) atau kuasanya menyampaikan laporan pemasukan/pengeluaran MP dengan mengisis formulir kepada petugas karantina tumbuhan. Laporan disampaikan kepada petugas karantina tumbuhan dengan ketentuan sebagai berikut:

1. Di tempat pengeluaran, pelaporan disampaikan di tempat pengeluaran sebelum media pembawa dimuat ke dalam alat angkut yang akan memberangkatkannya.
2. Di tempat pemasukan, untuk barang muatan atau barang bawaan, pelaporan dilakukan paling lambat pada saat media pembawa tiba di tempat pemasukan.
Apabila semua dokumen persyaratan dapat dilengkapi maka petugas karantina tumbuhan akan melakukan pemeriksaan fisik/kesehatan yang dilanjutkan dengan tindakan karantina tumbuhan lain yang diperlukan.

Persyaratan Karantina Tumbuhan bagi pengiriman media pembawa antar area di dalam negeri adalah sebagai berikut:

1. Dilengkapi sertifikat kesehatan tumbuhan dari Area asal bagi tumbuhan dan bagian-bagiannya, kecuali media pembawa yang tergolong benda lain;
2. melalui tempat-tempat pemasukan dan pengeluaran yang telah ditetapkan;
3. dilaporkan dan diserahkan kepada petugas karantina tumbuhan di tempat-tempat pemasukan dan pengeluaran untuk keperluan tindakan karantina tumbuhan.